Trong hoạt động các doanh nghiệp, con dấu đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận tính pháp lý của văn bản và tài liệu. Việc sử dụng và bàn giao con dấu cần được thực hiện hợp lý, đúng quy định. Biên bản bàn giao con dấu chính là văn bản ghi nhận việc chuyển giao việc quản lý, sử dụng con dấu giữa các cá nhân trong công ty một cách minh bạch, có căn cứ rõ ràng. Cùng Khắc Dấu Thiên Thanh tìm hiểu rõ hơn về biên bản bàn giao con dấu trong bài viết sau nhé!
Khái niệm về biên bản bàn giao con dấu
Biên bản bàn giao con dấu công ty là một loại giấy tờ có tính pháp lý cao, được sử dụng trong công ty, doanh nghiệp. Vì tính chất công việc mà các công ty thường sẽ có thay đổi về nhân sự cũng như chuyển giao công việc. Do đó, mỗi khi chức vụ được thay thế và có người khác tiếp quản thì người giữ vị trí cũ có trách nhiệm bàn giao công việc và con dấu phê chuẩn quy định đối với phạm vi ảnh hưởng của công việc.
Mỗi khi bàn giao lại con dấu như vậy sẽ có một loại giấy tờ chứng minh, là thủ tục cho quá trình bàn giao nghiệp vụ, tránh những rắc rối không đáng có. Biên bản bàn giao con dấu thường được lập trong trường hợp: thay đổi người quản lý, thay đổi chức vị, bàn giao giữa các bộ phận trong nội bộ tổ chức, bàn giao khi giải thể hoặc hợp nhất doanh nghiệp.
Mục đích của biên bản bàn giao con dấu
Biên bản bàn giao con dấu không chỉ là thủ tục hành chính mà còn mang ý nghĩa pháp lý và quản trị sâu sắc:
- Phòng tránh rủi ro pháp lý: Nếu xảy ra sai sót trong việc sử dụng con dấu, biên bản bàn giao sẽ là căn cứ để xác định ai là người chịu trách nhiệm trong thời điểm cụ thể.
- Xác định trách nhiệm: Khi con dấu được bàn giao đi kèm theo biên bản. Trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng đúng quy định sẽ được chuyển giao hợp pháp sang người mới.
- Đảm bảo tính minh bạch: Việc lập biên bản bàn giao cũng góp phần xây dựng môi trường làm việc minh bạch và chuyên nghiệp.
- Phục vụ công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ: Biên bản là tài liệu quan trọng trong các cuộc thanh tra, kiểm tra nội bộ hoặc từ cơ quan chức năng.
Trong mọi biên bản bàn giao con dấu cần có hướng dẫn rõ về việc sử dụng con dấu với mục đích cụ thể. Việc này giúp tránh gây hiểm lần, hoang mang cho cá nhân tiếp nhận con dấu. Người tiếp nhận con dấu phải có trách nhiệm bảo vệ, sử dụng con dấu đúng mục đích.
Cách trình bày nội dung biên bản bàn giao con dấu
Cũng tương tự các văn bản hành chính khác, biên bản bàn giao con dấu công ty cũng có ba phần chính gồm mở đầu, phần nội dung, phần xác nhận thông tin kê khai biên bản.
Phần mở đầu
Phần mở đầu phải có tiêu ngữ (Quốc hiệu và Tiêu ngữ), tên tổ chức, cơ quan chủ quản. Phần này bắt buộc trong mọi văn bản hành chính. Nội dung này đã được quy định trong từng loại giấy tờ công vụ, hành chính. Khi trình bày cần sắp xếp khoa học như trên các loại văn bản khác. Nội dung của Quốc hiệu được viết in hoa, in đậm. Phần nội dung cơ quan chủ quản, cơ quan đăng ký được viết in đậm, in hoa và ghi phía bên trên mép trái trang giấy.
Phần nội dung
Ở phần nội dung người viết cần trình bày rõ ràng “Biên Bản Bàn Giao Con Dấu,…” cần ghi rõ tên con dấu được bàn giao. Phần này cần viết chính xác để khi gặp vấn đề với tên con dấu có thể dễ dàng giải quyết. Phần nội dung tiếp theo góp phần quan trọng không kém chính là ngày giờ thực hiện việc bàn giao con dấu và địa điểm bàn giao cụ thể.
Mục cần lưu ý tiếp theo là phần xác nhận bên bàn giao và người được bàn giao. Một phần quan trong trong quá trình thực hiện bàn giao con dấu, các bên sẽ dựa vào thông tin của cá nhân có trách nhiệm được kê khai trong văn bản bàn giao để thi hành quản lý, kiểm soát công việc. Phần này cũng cần ghi rõ và đối chiếu vụ thể thông tin cá nhân, chức vụ công việc để làm chứng cứ xác minh, tránh tranh chấp. Phần được kê khai cuối ở nội dung chính là giấy tờ liên quan đến con dấu như giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và những giấy tờ chứng minh đã nộp con dấu đó.
Phần xác nhận thông tin kê khai biên bản
Sau khi nêu rõ những thủ tục ở phần nội dung, người làm biên bản và người nhận dấu cần xác nhận lại thông tin đã nêu. Việc ký nhận diễn ra nhanh chóng và có giá trị pháp lý khi cả hai bên đồng ý xác nhận và bên thứ ba là người làm chứng có mặt trong buổi đó. Các bước ký nhận nên được bàn giao minh bạch, có sự chấp thuận của hai bên.
Vừa rồi là bài viết về ý nghĩa và quy trình thực hiện biên bản bàn giao con dấu được Khắc Dấu Thiên Thanh chia sẻ. Hy vọng bài viết trên sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Và nếu bạn đang có nhu cầu khắc con dấu lấy liền hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn ngay nhé!
Xem thêm
Quy chế sử dụng con dấu: Những điều doanh nghiệp cần biết
Con dấu công ty TNHH là gì? Tầm quan trọng của con dấu
