Con dấu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, quản lý văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp. Tuy nhiên việc sử dụng con dấu không được tùy tiện mà cần tuân thủ theo quy chế sử dụng của pháp luật. Để hiểu rõ hơn về quy chế sử dụng con dấu, mời bạn theo dõi bài viết sau đây cùng Khắc Dấu Thiên Thanh.
Tìm hiểu về con dấu
Con dấu là một dấu hiệu được khắc trên vật liệu cứng như gỗ, cao su, kim loại,… Sản phẩm được sử dụng để in lên giấy bằng mực với mục đích xác nhận giá trị pháp lý, thẩm quyền của văn bản. Trong môi trường doanh nghiệp, con dấu thường được dùng để đóng văn bản như hợp đồng, công văn, biên bản,..
Quy chế sử dụng con dấu hiện nay được điều chỉnh bởi nhiều văn bản pháp luật quan trọng. Trong đó nổi bật là:
- Luật Doanh nghiệp 2020
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu
- Thông tư 01/2021/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn chi tiết về quản lý con dấu
Các văn bản này quy định cụ thể về việc khắc dấu, đăng ký sử dụng, bảo quản, lưu và sử dụng con dấu đúng mục đích, đúng thẩm quyền.
Quy định cụ thể về quy chế sử dụng con dấu
Để hiểu rõ hơn về quy chế sử dụng con dấu thì sau đây là các quy định cụ thể:
Thiết kế và khắc dấu
Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung khắc trên con dấu. Tuy nhiên con dấu của công ty phải đảm bảo có tên doanh nghiệp và mã số thuế. Sau khi khắc, doanh nghiệp phải thông báo mẫu dấu với Sở Kế Hoạch và Đầu tư để được công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Người có quyền sử dụng con dấu
Người đại điện doanh nghiệp theo pháp luật hoặc người được ủy quyền mới có thể sử dụng con dấu. Việc giao con dấu cho cá nhân sử dụng phải đi kèm với trách nhiệm lưu trữ, bảo quản và sử dụng đúng quy định pháp luật. Nếu sử dụng sai mục đích hoặc vượt thẩm quyền sẽ bị xử lý hành chính hoặc hình sự tùy vào mức độ.
Lưu trữ và bảo quản con dấu
Con dấu cần được lưu trữ ở nơi an toàn, bảo mật để tránh tình trạng giả mạo. Ngoài ra cũng cần có sổ theo dõi rõ ràng và chỉ sử dụng khi có lệnh hoặc phê duyệt từ người có thẩm quyền. Trong trường hợp mất con dấu, doanh nghiệp phải báo ngay với cơ quan công an và tiến hành thủ tục khắc dấu mới.
Sử dụng con dấu
Không phải bất kỳ văn bản nào cũng cần được đóng dấu. Chỉ sử dụng con dấu đối với những văn bản chính thức, mang tính pháp lý hoặc giao dịch bắt buộc để đảm bảo hiệu lực. Vị trí đóng dấu thường bên trái chữ ký ở trang cuối. Việc này còn tùy thuộc vào quy định nội bộ của doanh nghiệp.
Lưu ý trong quy chế sử dụng con dấu
Để đảm bảo con dấu được sử dụng đúng mục đích, tránh rủi ro phát sinh, doanh nghiệp cần chú ý đến một số điều sau:
- Ban hành quy chế sử dụng con dấu: Doanh nghiệp nên ban hành quy chế sử dụng con dấu rõ ràng trong nội bộ về vấn đề ai là người có quyền sử dụng, các loại văn bản cần đóng dấu, trình tự xin phê duyệt, cách lưu trữ và bàn giao con dấu,….
- Kiểm soát người giữ và sử dụng dấu: Chỉ nên giao con dấu cho các cá nhân giữ chức vụ có thẩm quyền ví dụ như giám đốc, trưởng phòng. Cần hạn chế việc giao con dấu cho nhiều người sử dụng. Nên có sổ theo dõi về việc sử dụng con dấu để kiểm tra khi cần.
- Kiểm tra định kỳ việc sử dụng dấu: Doanh nghiệp nên tổ chức kiểm tra định kỳ hàng quý hoặc năm về quy trình sử dụng con dấu. Việc kiểm tra này nhằm kịp thời phát hiện kịp thời sai sót, lạm dụng hoặc thất lạc con dấu. Từ đó có các biện pháp khắc phục kịp thời.
- Cập nhật mẫu dấu khi có thay đổi thông tin: Nếu doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ trụ sở chính hoặc người đại diện pháp luật thì cần làm lại con dấu để phù hợp với thông tin đăng ký hiện tại. Đồng thời cần thông báo mẫu dấu mới lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch.
Quy chế sử dụng con dấu không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là một phần không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp. Việc tuân thủ nghiêm túc quy định về con dấu giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý, bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.
Vậy là Khắc Dấu Thiên Thanh đã chia sẻ một số thông tin về quy chế sử dụng con dấu. Hy vọng bài viết trên sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về con dấu. Nếu bạn đang có nhu cầu về con dấu thì hãy liên hệ ngay dịch vụ khắc dấu lấy liền của Khắc Dấu Thiên Thanh. Và đừng quên theo dõi chúng tôi và đón xem những bài viết mới nhất nhé!
Xem thêm
Con dấu công ty TNHH là gì? Tầm quan trọng của con dấu
Con dấu cảm xúc là gì? Tất tần tật về công dụng, cách dùng
